7 plugins WordPress incontournables pour gérer les inscriptions à un événement (et son suivi)

Mariages, concerts, séminaires professionnels, soirées à thèmes, manifestations sportives : quel que soit l’événement que vous souhaitez organiser, un sacré boulot vous attend pour gérer tout ça.

Entre la mise en place d’un calendrier, les inscriptions, la vente des billets, ou encore l’envoi d’emails pour communiquer avec les futurs participants, vous n’allez pas vous tourner les pouces.

Sur votre route, un autre obstacle vous attend : comment mettre en place tout ce système sur WordPress ?

Pas de panique, ouste la technique ! Nul besoin d’être un développeur aguerri pour vous tracer votre chemin. 

Comme souvent, la solution rime avec extension. Ça tombe bien, dis-donc. Dans ce nouvel article, on vous présente 7 plugins WordPress pour gérer les inscriptions à un événement (et bien plus encore).

D’un coup, d’un seul, vous allez y voir beaucoup plus clair.

Pourquoi utiliser un plugin pour gérer les inscriptions à un événement ?

Eh bien déjà parce que notre cher ami WordPress ne dispose pas de cette fonctionnalité nativement. Il fait déjà beaucoup de choses, mais pas tout, quand même.

La solution la plus “directe” consiste à vous y coller manuellement, en mettant les mains dans le cambouis. Pour cela, il faut avoir un minimum de connaissances en code, ce qui peut vite s’avérer complexe pour un utilisateur néophyte.

Si vous avez un profil débutant – mais ça vaut aussi pour les plus expérimentés -, utiliser une extension dédiée pour gérer les inscriptions à un événement reste plus abordable techniquement.

Grâce à elle, vous allez pouvoir contrôler toutes vos options depuis votre tableau de bord, sans toucher au code.

Vous gagnerez aussi un temps précieux, en étant capable d’automatiser le processus de création de vos événements récurrents.

Si vous en organisez fréquemment, créer une page dédiée via votre éditeur de contenus est bien sûr possible, mais sera très chronophage (imaginez si vous devez répéter cette opération plusieurs fois par semaine, voire par jour).

Si vous souhaitez autoriser des inscriptions à un seul événement, de façon ponctuelle, sans avoir besoin de fonctionnalités poussées, une extension de formulaire de contact comme Gravity Forms par exemple, peut déjà répondre à vos besoins.

Quelles sont les caractéristiques d’un bon plugin d’inscription à un événement sur WordPress ?

Vous venez de voir en quoi l’utilisation d’une extension pouvait vous simplifier la vie. Désormais, découvrez sur quels critères vous baser pour trouver le plugin d’inscription à un événement sur WordPress qui dépote.

Premier conseil pas très glamour mais ô combien important : retenez qu’un bon plugin est d’abord un plugin qui répond à vos besoins.

A vous de vous demander, en amont, ce que vous souhaitez accomplir à l’aide de cette extension.

L’avantage de la grande majorité des extensions que nous allons vous présenter dans ce test, c’est qu’elles disposent pour la plupart d’une version gratuite.

Nos conseils vous aideront à y voir plus clair, mais n’hésitez pas à les tester pour vous faire une première idée.

Ceci étant dit, un plugin d’inscription à un événement complet devrait pouvoir rassembler les options suivantes : 

• Gestion des inscriptions et du calendrier.
• Gestion des formulaires de réservation.
• Gestion du paiement et de la billetterie (achat possible de billets pour votre événement).
• Gestion des notifications d’événement : envoi de rappels grâce à de l’automatisation, d’emails de confirmations, voire même de newsletters dédiées.

Bon, vous allez voir plus bas que les extensions qui concentrent toutes ces options, ça ne court pas les rues :-).

Cet article se concentre sur les extensions de gestion d’événement au sens large. J’ai écarté les extensions dont la fonctionnalité principale est de créer et d’afficher un calendrier sur votre site WP, ainsi que celles permettant uniquement de prendre des rendez-vous et/ou de réserver des créneaux horaires. 

Par ailleurs, de façon plus générale, il me semble important qu’une extension soit : 

• Facile à utiliser et intuitive, en particulier pour répondre aux attentes d’un public novice ou peu expérimenté.
• Bien maintenue et mise à jour fréquemment, en particulier pour ne pas porter atteinte à la sécurité de votre site.
• Bien codée avec un respect des performances et des standards de WordPress. Une extension trop lourde pourrait par exemple ralentir le temps de chargement de votre site, ce qui est mauvais pour l’expérience utilisateur.
• Capable de s’adapter au thème que vous utilisez, et aux autres extensions que vous avez déjà installées, histoire de ne pas créer des conflits qui pourraient créer des erreurs sur votre site.
• Responsive, c’est-à-dire qu’elle soit lisible sur n’importe quel écran utilisé par vos utilisateurs (ordinateur de bureau, smartphone et tablette).

J’espère que vous y voyez plus clair. Après cette mise en bouche, il est temps de passer au plat de résistance : un test détaillé de 7 extensions.

Test de 7 plugins d’inscription à un événement

Les extensions WordPress d’inscription à un événement se comptent par dizaines, aussi bien sur le répertoire officiel que sur des places de marché premium comme CodeCanyon.

Impossible de les tester une par une, nous avons donc procédé à des choix. Pour trancher, nous avons retenu les critères suivants : 

• 500 installations actives au minimum pour les extensions présentes sur le répertoire officiel WordPress.
• Mises à jour fréquentes : la dernière devait avoir été effectuée au maximum neuf mois avant l’écriture de ce contenu.
• Notation supérieure à 3 étoiles sur 5.
• Intuitivité et facilité de prise en main.

Events Manager (freemium)

Installations actives : 100 000+

On démarre cette sélection sur les chapeaux de roue avec Events Manager. 

Avec plus de 100 000 installations actives, ce plugin dispose d’une base d’adeptes déjà bien conséquente, ce qui est assez souvent synonyme de qualité.

Comme l’indique sa description sur le répertoire officiel, il s’agit d’une “extension complète de gestion d’évènements pour WordPress basée sur les principes de la flexibilité, de la fiabilité et de fonctionnalités puissantes !”

Une fois l’extension installée, on apprécie de disposer d’une interface claire, avec des options de réglages pas trop surchargées.

L’interface d’administration est traduite en français, ce qui est un vrai plus également.

Grâce à cette extension, vous bénéficiez dès la version gratuite de fonctionnalités de base comme : 

• La création d’événements
• La gestion des réservations, par l’administrateur du site mais aussi l’utilisateur, qui peut annuler sa réservation à tout moment.
• La possibilité de créer un formulaire de connexion afin que vos membres se connectent pour réserver.
• L’envoi d’emails pour confirmer la réservation, son rejet ou son annulation. Le webmaster peut les personnaliser à sa guise.

• L’utilisation de Google Maps possible pour montrer où se déroulent vos événements.

J’ai aussi apprécié la possibilité d’afficher un calendrier, ainsi qu’un formulaire de recherche pour trouver un événement plus facilement. Bien vu !

La version gratuite est déjà sacrément complète, mais elle ne permet pas de disposer d’une fonctionnalité pour effectuer des paiements.

C’est ce que propose la version Pro de l’extension (paiements PayPal, Authorize.net et hors-ligne), mais ce n’est pas tout.

Vous pourrez aussi bénéficier de formulaires personnalisés de réservation, proposer des codes promo sur vos événements, ou encore un support rapide via des forums privés.

Prix du plugin premium : 75$ pour une utilisation sur 1 site.

WP Event Manager (freemium)

Installations actives : 10 000+

La deuxième extension de ce test met en avant son côté léger (pour prendre soin du temps de chargement de vos pages), mais aussi sa facilité d’utilisation.

C’est ce dernier point qui a retenu notre attention. A l’usage, on peut dire que les promesses sont tenues.

Vous pourrez également profiter de fonctionnalités de base comme : 

• La création d’événements.
• La possibilité d’ajouter son événement depuis l’interface front-end de l’extension.
• Une barre de recherche de vos événements très puissante avec de nombreux filtres.
• La possibilité de procéder à des réglages de base sur votre événement grâce à un encart présent au bas de la page de votre éditeur de contenus :

Le petit plus sympathique ? La présence d’un assistant de configuration dès l’activation de l’extension, pour nous permettre de mieux la cerner.

Des fonctionnalités avancées sont ensuite disponibles via une vingtaine d’add-ons payants disponibles à l’unité à partir de 39$.

Ce sont eux qui permettent de disposer d’un système de gestion d’événement complet, mais tout cela aura un coût assez élevé, forcément.

Ces modules vous permettront de mettre en place un système de vente de billets pour vos événements, d’afficher une liste de vos futurs événements sous la forme d’un calendrier, ou encore d’envoyer des notifications par email.

Event Espresso 4 Decaf (freemium)

Installations actives : 2 000+

Une petite pause café, ça vous tente ? Enfin, soyons précis : parlons plutôt de pause espresso bien décaféinée avec cette nouvelle extension plutôt confidentielle (2 000 installations actives), mais assez efficace.

Chez elle, on apprécie de disposer de nombreuses options essentielles dès la version gratuite : 

• Vous pouvez bien sûr ajouter un événement.
• Vous avez accès à tous les contacts inscrits à votre événement.
• Les fonctionnalités de gestion sont plutôt poussées : vous pouvez par exemple paramétrer et modifier le texte des emails envoyés par défaut (paiement reçu, remboursement, inscription, facture etc.), concevoir des formulaires d’inscription à votre événement.
• Vous pouvez afficher une Google Maps.
• Il est même possible d’activer les paiements via PayPal Express.

A détacher également ? La présence de codes couleurs sur votre interface d’administration pour vous aider à mieux visualiser certaines informations concernant vos événements, messages etc.

La version gratuite est déjà prometteuse, mais elle est logiquement limitée par rapport à la version premium (d’où son nom, d’ailleurs : elle est décaféinée :-)).

Pour plus de caféine, direction l’offre Pro, appelée Event Espresso. Grâce à elle, vous profiterez d’options supplémentaires comme des moyens de paiement additionnels (ex : PayPal Pro), des templates d’emails personnalisables, ou encore d’un support dédié.

Il existe même une version SaaS (Software as a Service) de cette extension, appelée Event Smart. Cela signifie que cet outil peut aussi s’utiliser sans passer par WordPress,en vous connectant sur une plateforme dédiée directement en ligne.

Prix du plugin premium : à partir de 79,95$ pour une utilisation sur 1 site.

The Events Calendar (freemium)

Installations actives : 800 000+

The Events Calendar est une solution de gestion d’événement ultra-populaire (800 000+ installations actives) qui vous permettra de créer les événements de votre choix de façon simple.

Vos visiteurs pourront consulter la liste de vos événements à venir via un calendrier, tout en filtrant les résultats par date ou par mot-clé.

Vous serez en mesure de donner des détails sur l’événement en lui-même (date, heure, prix, site web, Google Maps etc.), mais aussi sur l’organisateur (nom, téléphone, email, site web).

Si cela vous intéresse, nous avons consacré à cette extension un tutoriel d’utilisation dédié sur le blog de WPMarmite.

Très efficace, The Events Calendar est néanmoins limité en version gratuite. J’ai pas mal hésité avant de l’intégrer dans cette sélection. Ce qui a fait pencher la balance, ce sont ses modules complémentaires, qui permettent en quelque sorte de le transformer en solution de gestion plus complète.

Par exemple, l’extension Event Tickets (gratuite, et qui peut aussi fonctionner seule, sans The Events Calendar), permet de mettre en place un système de billetterie et de RSVP.

Pour info, RSVP est l’abréviation de Répondez s’il vous plaît. Ici, cela désigne une option pour aider le webmaster à obtenir des confirmations de réponse (oui ou non) à un événement de la part des participants.

Attention, à son propos : l’extension n’est pas très bien notée (3,5 étoiles sur 5) et certains utilisateurs ont remonté des bugs (ça peut arriver) et dénoncé un support inefficace.

Event Tickets dispose d’une version premium plus complète, appelée Event Tickets Plus (à partir de 99$ pour une utilisation sur 1 site). Elle s’intègre à WooCommerce et permet par exemple de ”déverrouiller” des champs d’inscription personnalisés, des widgets avancés, tout en ayant accès à un support premium.

A part ça, The Events Calendar dispose aussi d’une version Pro, ainsi que d’autres modules Premium comme : 

• Community Submissions (à partir de 89$ pour une utilisation sur 1 site), pour permettre l’ajout d’événements à votre calendrier par vos utilisateurs.
• Virtual Events (à partir de 69$ pour une utilisation sur 1 site), qui permet par exemple l’intégration à un outil de visioconférence en ligne  comme Zoom

Prix du plugin premium : à partir de 99$ pour une utilisation sur 1 site.

EventPrime (freemium)

Installations actives : 500+

On poursuit cette sélection avec EventPrime. Avec ses 500 installations actives, elle fait figure de Petit Poucet de ce test, mais vous allez voir qu’elle peut regarder les autres extensions de haut sans aucun problème.

J’ai déjà été alerté par ses excellentes notes laissées par les utilisateurs. Elle enregistre une note globale de 5/5, soit le meilleur total de ce test.

Même s’il faut relativiser ce score (10 personnes “seulement” ont donné leur avis), il dit déjà quelque chose de positif sur ce plugin.

En le triturant, j’ai aussi été agréablement surpris. Commençons par un point négatif, une fois n’est pas coutume. L’interface n’est pas traduite en français, ce qui impacte un peu l’expérience utilisateur.

Vous pouvez traduire n’importe quel thème ou extension à l’aide du plugin Loco Translate, qu’on vous présente dans ce tutoriel, ainsi que dans la vidéo ci-dessous :

Pour le reste, c’est un quasi sans-faute. La version gratuite est très intéressante et bien complète, avec les options de base suivantes : 

• Possibilité de configurer le paiement en ligne une fois votre événement créé, avec PayPal (Stripe est aussi dispo, mais dans la version payante).
• Vous pouvez personnaliser les emails de notification qui seront envoyés aux inscrits (ex : après une inscription, après un paiement, pour demander un nouveau mot de passe etc.).
• Vous pouvez ajouter la localisation à vos événements via une intégration Google Maps, autoriser le partage social via Facebook, ou encore intégrer un calendrier Google pour y ajouter un événement. 
• Il est possible de permettre à l’utilisateur de soumettre l’événement de son choix sur votre site (avec votre approbation) depuis l’interface front-end.
• Vous avez accès à une liste de tous les inscrits.

Le petit plus de cette extension ? Je dirais qu’il s’agit de son intuitivité. Pour créer un événement, il suffit de cliquer sur le jour de votre choix dans un calendrier, puis de remplir quelques champs dans une fenêtre pop-up.

La version Premium de l’extension propose 14 modules supplémentaires qui étendent les possibilités créatives. Vous serez par exemple en mesure de : 

• Créer et d’activer des codes promo pour vos événements.
• Lier l’extension à la passerelle de paiement Stripe.
• Mettre en place des événements récurrents selon vos propres réglages.

Prix du plugin premium : à partir de 39$ pour une utilisation sur 1 site.

EventON (premium)

Après vous avoir présenté 5 extensions freemium, place au premium ! On débute avec un incontournable : EventON.

Il s’agit tout simplement de l’extension pour gérer un événement/créer un calendrier avancé la plus vendue sur la plateforme CodeCanyon.

Au moment de rédiger ces lignes, elle totalisait plus de 53 000 ventes. Difficile de passer à côté, donc.

Avec EventPrime, vous avez découvert juste avant que la qualité d’une extension n’était pas toujours corrélée avec son nombre d’utilisateurs.

Alors, pouvez-vous vraiment vous passer d’EventON pour gérer les inscriptions à vos événements sur WordPress ?

Premier élément à souligner : l’interface d’administration de l’extension est uniquement disponible en anglais. Pas forcément simple de s’y retrouver, donc, si vous ne maîtrisez pas toutes les subtilités de la langue de Shakespeare.

Ensuite, pour ne rien arranger, il y a des réglages à tire-larigot, ce qui ne facilite pas la prise en main :

Disons qu’on ne part pas sur les meilleures bases avec cette extension, qui a plutôt eu tendance à me rebuter. 

Lorsque l’on parvient à comprendre comment elle fonctionne (il faut du temps), les fonctionnalités restent quand même intéressantes :

• Le design du calendrier, très coloré, est l’un des plus réussis de cette sélection, et vous pouvez opter parmi différents types de présentation : avec des images, sans images, avec des bulles de texte, avec des miniatures etc.

Vous pouvez activer PayPal pour permettre à vos utilisateurs de procéder à un paiement pour assister à vos événements (ils seront redirigés vers le site de PayPal pour cela).

Vous pouvez ajouter une Google Maps à votre événement, des boutons de partage de réseaux sociaux, des événements similaires etc.

La présentation d’événements virtuels est très avancée : EventON s’intègre par exemple à Zoom et vous permet d’enregistrer le contenu de vos événements virtuels pour pouvoir ensuite les mettre à disposition des participants.

Pour en faire un outil encore plus complet, le développeur du plugin commercialise également près de 40 add-ons (!), allant de 15$ à 331,50$.

Certains proposent du RSVP pour votre site WordPress, d’autres vous aideront à mettre en place un système de réservation, ou encore de billetterie.

Prix d’EventON : 25$.

Events Schedule – WordPress Events Calendar Plugin (premium)

Place désormais à Events Schedule, la seconde extension premium de ce test. Avec plus de 7 000 ventes, elle est moins populaire que sa devancière.

A quoi vous attendre avec elle ? Voici ces deux fonctionnalités principales :

• Un “Schedule builder”, c’est-à-dire un constructeur d’événements sur votre back-office. Vous avez par exemple le choix parmi 13 styles différents et pouvez définir vos couleurs d’affichage. Par contre, il n’y a pas d’aperçu visuel en temps réel.

• Une fonctionnalité de réservation qui s’intègre à WooCommerce afin de pouvoir vendre les billets de vos événements directement sur votre site.

A part ça, j’ai apprécié de ne pas me retrouver sous des tonnes d’options de configuration. 

En revanche, là encore, l’interface d’administration de l’extension n’est pas traduite en français. Dommage.

Prix d’Events Schedule : 39$.

Ces extensions aussi, auraient pu figurer par ici, mais…

Au fur et à mesure de mes tests, j’ai écarté plusieurs extensions que j’avais initialement sélectionnées dans ma liste de départ.

Je vous explique pourquoi, mais retenez qu’elles ne sont pas forcément dénuées d’intérêt pour vous. 

Profitez-en pour voir si elles peuvent vous correspondre chez vous. 
Pour commencer, Events Made Easy me faisait de l’oeil, mais sa prise en main m’a rebuté, avec son menu de réglages qui n’en finit pas :

Si vous êtes enclin à passer outre, vous pourriez quand même être séduit par la multiplicité des options, impressionnante dès la version gratuite.

Il est possible de prendre en charge “les événements, la gestion des membres et des emplacements, la réservation RSVP, plusieurs passerelles de paiement (Paypal, 2Checkout, FirstData, Mollie et autres) et l’intégration d’OpenStreetMap”.

Même constat avec Quick Event Manager (3 000+ installations actives), qui ne m’a pas donné envie d’aller plus loin, avec son interface très chargée :

Poursuivons avec RSVP and Event Management Plugin (4 000+ installations actives), une extension très utile, mais qui sert uniquement à envoyer un email aux participants de votre événement, afin qu’ils confirment ou non leur présence (vos contacts doivent être ajoutés manuellement ou via un fichier Excel).

Seule la version Pro (à partir de 89$/an pour une utilisation sur 1 site) permet aussi de créer et de gérer un événement.

De son côté, Amelia est avant tout destinée à la mise en place d’un système de rendez-vous, même si vous pouvez aussi créer des événements. Son interface est propre et intuitive, mais elle est très limitée dans sa version gratuite.

Le plugin My Calendar, lui, permet d’abord d’ajouter des événements au sein d’un calendrier très basique. Il est quand même possible de vendre des billets associés à l’événement de votre choix avec une extension complémentaire appelée My Tickets.

Event Organiser est une extension dont la fonctionnalité première consiste à ajouter des événements au sein d’un calendrier.

Il est possible de personnaliser assez finement grâce à des champs personnalisés, mais cela réclame un minimum de connaissances techniques pour en tirer profit.

Pour gérer les inscriptions, il faudra utiliser la version premium, très complète (à partir de 50$ pour une utilisation sur 1 site). Elle permet par exemple de vendre des billets pour l’événement de votre choix.

Enfin, si vous aimez la simplicité, vous adorerez Simple Event Management (Sugar Calendar). La version gratuite de cette extension vous aidera à lister des événements au sein d’un calendrier en deux temps, trois mouvements.

Vous serez en mesure de renseigner un titre, un lieu, une date de début et de fin, mais c’est à peu près tout ce que vous pourrez faire.

Pour pousser plus loin la personnalisation (vente de tickets par exemple), tournez-vous vers l’une des versions premium (à partir de 29$/an). 

Et les services SaaS, dans tout ça ?

Bien que cet article tourne autour des extensions qui permettent de gérer les inscriptions à un événement sur WordPress, je souhaitais aussi vous parler brièvement de quelques services SaaS qui peuvent aussi faire le boulot, sans être forcément plus chers que les versions premium présentées tout au long de ces lignes.

Évidemment, une solution SaaS implique que vous n’utilisiez plus WordPress pour gérer vos événements : un logiciel tiers va s’en charger. 

A ce propos, il y a plusieurs costauds sur le marché. Parmi eux, je pourrais vous citer : 

• Eventbrite. Cet outil dispose même de quelques extensions WordPress dédiées, en particulier pour importer sur votre site des événements créés avec Eventbrite.
  A noter qu’Eventbrite s’intègre aussi au mastodonte The Events Calendar, qui propose même un plugin associé appelé Eventbrite Tickets. 
• Weezevent, une solution de billetterie et d’inscription en ligne. Cette dernière propose même sa propre extension WordPress pour aider l’organisateur d’événements à vendre des billets sur son site.

Quel plugin WordPress d’inscription à un événement choisir ?

Vous voilà arrivé à la fin de ce test d’extensions WordPress d’inscription à un événement.

Globalement, il faut retenir deux choses : 

• Les plugins d’inscription/gestion à un événement sont majoritairement assez complexes à prendre en main pour un débutant.
• Aucun d’entre-eux ne concentre dans une seule version toutes les options qui nous semblent importantes (rappelez-vous du début de l’article). Pour avoir accès à un système complet avec gestion des inscrits, de la billetterie et des relances, vous devrez opter soit pour la version premium d’une extension, soit pour des add-ons additionnels.

Personnellement, en prenant en compte les fonctionnalités proposées et la facilité d’usage, les deux extensions qui m’ont le plus séduit sont EventPrime et Event Espresso 4 Decaf. 

Pour savoir si vous devez les utiliser, vérifiez en amont que vos besoins soient en adéquation avec leurs options (ce ne sera pas forcément le cas).

De votre côté, utilisez-vous ce type d’extension ? Dites-nous tout dans les commentaires.